Marzo 2021
Pianificazione con i fogli di calcolo: soluzione efficace o rischio? Le criticità di Excel per i processi di pianificazione.
Perché i fogli di calcolo Excel non sono più appropriati e adeguati per le attività di pianificazione e analisi complesse.
Come ottimizzare i processi di pianificazione e integrazione dati in un’unica soluzione integrata, affidabile e certificata.
Ancora oggi molte aziende per pianificare e schedulare si ritrovano a prendere decisioni importanti su decine se non centinaia di fogli di calcolo Excel. E si parla di decisioni che impattano sulle performance dell’attività produttiva e sull'intero business aziendale in termini di efficienza, budget e forecast, controllo gestione, livello di servizio.
Il foglio di calcolo Excel, ancora molto diffuso nelle aziende, è perfetto per le piccole attività di dati; ma quando viene utilizzato per processi di pianificazione e analisi più complesse e multidimensionali su set di dati più complessi, risulta non essere adeguato e non rispondente alle necessità.
Le criticità dei fogli di calcolo nei processi di pianificazione e controllo gestione
1. Nei fogli di calcolo anche le variazioni più semplici richiedono continue modifiche, inoltre i file di grandi dimensioni sono soggetti ad arresti anomali ed eventuali errori passano spesso inosservati: errori nei dati, formule e collegamenti interrotti sono punti dolenti comuni quando si utilizza Excel. La pianificazione diventa laboriosa al punto che modifiche ingenti o piani in continuo cambiamento possono assorbire ore di lavoro del pianificatore e senza la sicurezza che l'output dell'Excel sia corretto.
2. Le informazioni sono divise in silos dei diversi dipartimenti. Excel confina lo scambio di informazioni in un sistema di pianificazione basato su file. Non è possibile generare una vista specifica riguardo le informazioni, file individuali senza seguire un processo comune e condiviso, che possono produrre molteplici errori. E’ necessario centralizzare i dati consentendo al contempo agli utenti di accedere alle informazioni che riguardano i loro compiti e necessità ogni volta che ne hanno bisogno.
3. E’ time consuming: ogni mese, nonostante la conoscenza del foglio Excel, viene impiegato molto tempo al consolidamento, alla modifica e alla correzione dei fogli di calcolo. Limitando così il tempo disponibile per attività a maggiore valore aggiunto.
4. La visualizzazione interattiva dei dati non è immediata e di facile impostazione. Per creare una dashboard efficace e ben strutturata è richiesto molto tempo e capacità tecnica da parte dell’utente.
5. Il processo di caricamento e trasformazione dati nei fogli di calcolo è meno sicuro rispetto a soluzioni software studiate appositamente per garantire un flusso dati consistente e sicuro.
Soluzione Xpro Consulting. I nostri progetti sono sulla piattaforma integrata Board IBP (Integrated Business Planning) che consente l'integrazione di pianificazione strategica, finanziaria e operativa, fornendo un controllo completo delle prestazioni all'interno dell'azienda.
A differenza dei fogli di calcolo, l'ambiente di pianificazione di Board è basato su una singola repository di dati condivisa e garantisce la convalida dei dati, livelli di sicurezza enterprise, la tracciabilità dei dati e la capacità di controllo delle diverse versioni. Tutto questo migliora la verificabilità ed efficienza dell'intero processo di pianificazione, rendendolo pienamente affidabile in termini di risultati e molto meno oneroso in termini di tempo e risorse.
Alcuni principali vantaggi:
• Sicurezza a seconda del ruolo, i dati visualizzati variano in base alle necessità
• Convalida, data entry controllato con un set di regole di convalida
• Offline, con l’Excel add-in di Board
• Congelamento celle, consente di bloccare il valore di una o più celle, compresi i totali
• Gestione dei campi calcolati, la funzione “reverse algorithm” permette di estendere le modifiche tramite le dimensioni e gerarchie ai campi calcolati
• Conversione e calcolo rapidi dei dati inseriti
• Modelli di allocazione, inserire un valore e diffonderlo a un livello più dettagliato
Maggiore efficienza dei Processi di Pianificazione e Forecast
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